30代一般事務の職務経歴書｜採用担当が見るポイントと書き方
ショクレキ代行
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20代総務の職務経歴書｜差がつく書き方と実例
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📌 この記事でわかること
- 20代総務担当者が採用担当者に評価される職務経歴書の書き方
- 経験が浅くても「即戦力候補」として見せる方法
- 担当業務（庶務・契約管理・施設管理・株主総会対応）別の伝え方
- 使用ツール（kintone・SmartHR・freee・サインタイム）の書き方
- 経験年数別（1〜2年・3〜4年・5年前後）の書き方の違い
- NG例・改善例つきで今日から使える例文
「総務に配属されて庶務・備品管理・契約管理をしてきたけど、職務経歴書に何を書けばいいかわからない」「特別な実績がない気がする」20代総務担当者の転職活動でよく聞く悩みです。
20代総務の転職市場では「華やかな実績」より「正確性と継続性」「業務改善の意識」「DX ツール・AI ツールへの適応力」が評価されます。多くの20代が「事業計画策定や経営層への報告には関わってない」と思い込み、自分を過小評価した職務経歴書を書いてしまっています。
採用担当者が20代総務に期待しているのは「専門スキルの完成」ではありません。「正確性」「kintone・SmartHR・freee などDX ツールへの適応力」「現場・経営層と協働できる素地」です。この3点を職務経歴書で伝えられれば、経験が浅くても十分に評価されます。
目次
採用担当は何を見ている？
20代総務の採用担当者が職務経歴書で確認しているのは、主に次の3点です。
| 観点 | 内容 |
| 担当業務と業務規模 | 担当業務（庶務・契約管理・施設管理・株主総会対応・備品管理）と業務規模を確認している。「対象組織約300名の庶務サポート」「年間契約書約500件管理」「備品発注額月間約300万円」のような具体的な数字が判断材料になる |
| 使用ツールと習熟度 | kintone・SmartHR・freee人事労務・サインタイム・GMOサイン・クラウドサイン・Excel（VLOOKUP・ピボットテーブル）・PowerPoint への対応を確認している |
| 業務改善・仕組み化への取り組み | 契約書管理プロセス改善・備品発注の効率化・施設管理の標準化・AI ツール活用への姿勢を確認している |
よくある失敗（書類が通らない人に共通する3つのパターン）
パターン①：「総務業務全般を担当」で終わっている
「総務業務全般を担当してきました」では、採用担当者には何も伝わりません。担当業務（庶務・契約管理・施設管理）、業務規模（対象組織人数・契約書件数）、使用ツールが書かれて初めて評価材料になります。
パターン②：使用ツールを並べるだけで習熟度が伝わらない
「kintone・SmartHR 使用経験あり」と並べるだけでは、どのツールをどう使えるかが判断できません。「kintone（業務アプリ構築・契約書管理アプリ自社設計）」「SmartHR（労務手続き・電子契約）」のように具体性を持たせましょう。
パターン③：業務改善・効率化の実績が書かれていない
20代総務で最も差がつくのは「処理した件数」より「業務をどう改善したか」です。「契約書管理プロセスをkintone で自動化し、月間処理時間を80%短縮」「電子契約導入により契約締結リードタイムを5日→1日に短縮」のような改善プロセスが書けるかが評価の分かれ目です。
書き方のポイント｜20代総務ならではの伝え方
ポイント①：担当業務と業務規模を冒頭に明記する
「IT 企業（従業員約300名）の総務部に所属。総務担当として、庶務・契約管理（年間約500件）・備品管理（月間発注額約300万円）・施設管理（オフィス2拠点）・株主総会運営サポートを担当」のように、担当業務と業務規模を冒頭に書くことで業務のスケール感がつかめます。
ポイント②：使用ツールと業務での使い方をセットで書く
kintone（業務アプリ構築・契約書管理アプリ自社設計）、SmartHR（労務手続き・電子契約）、freee人事労務（給与計算・社会保険手続き）、サインタイム・GMOサイン・クラウドサイン（電子契約運用）、Excel（VLOOKUP・ピボットテーブル）、PowerPoint（社内資料作成）を、業務での使い方とセットで書きましょう。
ポイント③：業務改善・効率化の取り組みを書く
20代総務が差別化できるポイントは「業務改善の姿勢」です。「kintone 導入による契約書管理電子化」「電子契約導入による締結リードタイム短縮」「ChatGPT・Claude 活用による社内文書・議事録作成効率化」のような取り組みが評価されます。
20代総務ならではの悩みに答える
「特別な実績がない場合、どうアピールすればいい」
特別な実績がなくても「日常業務を継続的にこなした正確性」と「小さな改善の積み重ね」をアピールできます。「年間契約書約500件をミス率0.1%以下で管理」「備品発注を月間処理時間50%短縮」のような書き方が評価されます。
「庶務から契約管理・施設管理・株主総会対応への転換は可能か」
可能です。総務経験で身につけた「正確性」「現場との調整力」「DX ツール活用力」は他領域でも強みになります。応募先と関連する経験（庶務経験なら備品管理、契約管理経験なら法務連携、施設管理経験なら拠点開設対応）を中心に書きましょう。
例文
例①：IT 企業・総務担当（経験1年半・第二新卒）
従業員数約300名のIT 企業の総務部に所属。総務担当として勤務。
【業務内容】
・庶務全般（来客対応・電話取次・郵便物管理・備品発注）
・契約書管理（年間約500件・クラウドサイン運用）
・備品管理・発注（月間発注額約300万円）
・施設管理（オフィス2拠点・約500坪）
・株主総会・取締役会運営サポート
【実績】
・契約書管理：kintone アプリ自社設計により月間処理時間を80%短縮
・電子契約導入：締結リードタイムを5日→1日に短縮
・備品発注コスト：相見積もり徹底により年間約180万円のコスト削減
・庶務業務ミス率：月平均1.5%→0.1%に改善
・取得資格：MOS Excel エキスパート（2023年）・kintone アソシエイト（2024年）・ビジネス実務法務検定3級
【主な取り組み】
入社時から契約書管理が紙ベースで月間40時間以上かかっていたため、kintone での契約書管理アプリ自社設計を提案・実施。契約期間・更新時期のアラート機能を内蔵し、管理工数を大幅に削減した。電子契約導入ではクラウドサインを選定し、社内のワークフローを整備。AI 活用ではChatGPT・Claude を社内文書ドラフト・議事録作成に活用し、業務効率を約30%向上させた。
自己PRでのアピールポイント
総務担当として「正確性」と「業務改善への取り組み」を1年半で実行してきた経験を持つ。kintone アプリ設計・電子契約導入・AI ツール活用を組み合わせて業務改善を進めるスタイルで、次の職場でも総務業務の効率化と正確性向上に貢献したい。
例②：上場企業・総務担当（経験3年・中堅手前）
東証プライム上場のメーカー（従業員約1,000名）の総務部にて、総務担当として勤務。
【業務内容】
・契約書管理（年間約1,200件・クラウドサイン運用）
・施設管理（全国オフィス10拠点・約3,000坪）
・株主総会・取締役会運営（年4回）
・社用車管理（30台・運行管理）
・内部統制（J-SOX）対応・規程管理
【実績】
・契約書管理：kintone アプリ自社設計と運用ルール整備により処理時間を75%短縮
・株主総会：3年連続で議事進行ミスゼロを継続
・施設運営コスト：オフィス賃料交渉・電力契約見直しにより年間約2,000万円のコスト削減
・内部統制対応：監査指摘事項ゼロを2年連続継続
・取得資格：ビジネス実務法務検定2級・MOS Excel エキスパート・kintone アソシエイト・宅地建物取引士（2024年）
【主な取り組み】
契約書管理の電子化が最も注力した取り組み。属人化していた契約書管理を kintone とクラウドサインで一元化し、契約締結リードタイムを大幅に短縮した。施設管理ではオフィス賃料の市場相場調査・電力契約の競争入札を主導し、コスト削減を実現。AI 活用ではChatGPT・Claude を社内文書・規程改訂のドラフト作成・議事録作成に統合し、業務効率を約30%向上させた。
自己PRでのアピールポイント
上場企業の総務担当として「契約書管理」「施設管理」「株主総会対応」を3年間追求してきた経験を持つ。次の職場でも総務組織の業務効率化とコスト最適化に貢献したい。
例③：上場SaaS・総務シニア担当（経験5年・20代後半）
東証グロース上場のSaaS 企業（従業員約500名）の総務部にて、シニア総務担当として勤務。3年目から後輩2名のOJT 指導も担当。
【業務内容】
・総務戦略の立案サポート（年間予算約8,000万円規模）
・契約書管理（年間約800件）
・施設管理（オフィス3拠点・約1,500坪）
・株主総会・取締役会運営
・後輩総務担当2名のOJT 指導
・DX 推進（kintone・電子契約・経費精算システム導入）
【実績】
・契約書管理：kintone アプリ自社設計・運用ルール整備により処理時間を80%短縮
・株主総会：5年連続で議事進行ミスゼロを継続
・DX 推進：3つの社内システム導入を主導し、総務業務効率を約45%向上
・後輩2名の育成：両名が独立して業務担当できるレベルに成長
・取得資格：ビジネス実務法務検定2級・宅地建物取引士・kintone アソシエイト・MOS Excel エキスパート
自己PRでのアピールポイント
シニア総務担当として「DX 推進」「契約書管理電子化」「後輩育成」を5年間追求してきた経験を持つ。次の職場でも総務組織のDX 推進と人材育成に貢献したい。
書き方ステップ
① 担当業務と業務規模を書き出す
アピールになるかはこの段階では考えなくてOKです。まず全部並べることで、後から数字化・アピール化できるポイントが見えてきます。
② 数字を3軸で探す（処理量・改善・正確性）
処理量・改善・正確性などを洗い出します。正確な数値でなく概数・変化率でOKです。まず全部書き出してから取捨選択しましょう。
③ 使用ツールと使い方をセットで整理する
使用したツール・ソフト・資格を整理します。ツール名と「どんな業務で使ったか」をセットで書くと即戦力としての印象が高まります。
④ 業務改善・効率化の事例を1〜2件詳しく書く
ひとつひとつ丁寧に整理することで、採用担当者に「即戦力」として伝わる職務経歴書に近づきます。
⑤ 取得資格と業務での活用を書く
NG例 → 改善例｜通らない書き方の直し方
失敗①：担当業務の抽象的な記述
失敗②：ツール使用の羅列
失敗③：業務改善プロセスが見えない
失敗④：AI ツール活用への対応が書かれていない
経験年数別アドバイス
経験1〜2年（第二新卒・若手）
「処理量の正確性」「業務改善の小さな積み重ね」「資格取得・学習継続」が最大のアピールポイントです。
経験3〜4年（中堅手前）
「複数業務の並行処理経験」「業務改善の実績」「他部門との連携」が評価の軸になります。
経験5年前後（20代後半）
「シニア担当としての実績」「DX 推進」「後輩育成」が評価の軸になります。
よくある質問
Q. 庶務から契約管理・施設管理・株主総会対応への転換は可能ですか？
可能です。総務経験で身につけた基礎スキルは他領域でも活きます。
Q. ビジネス実務法務検定・宅地建物取引士などの資格は必要ですか？
必須ではありませんが、学習姿勢の証明になります。ビジネス実務法務検定2級・宅地建物取引士・kintone アソシエイトは積極的に取得しましょう。
Q. AI ツール活用への抵抗感がある場合、職務経歴書にどう書けばいい？
「現在検証中」「業務での活用方法を模索中」のレベルで書くだけで採用担当者の懸念は和らぎます。
Q. 派遣・アシスタントから正社員総務への転職は可能ですか？
可能です。派遣・アシスタント経験は「複数企業・複数システムへの適応力」として書きましょう。
Q. 職務経歴書はA4何枚が適切ですか？
1〜2枚が目安です。担当業務・業務規模・使用ツール・業務改善事例・取得資格など20代総務ならではの情報を優先して記載しましょう。
まとめ
- 採用担当者は20代総務に「正確性」「業務改善の意識」「DX ツール・AI ツール適応力」を求めている
- 担当業務と業務規模（対象組織人数・契約書件数・拠点数）を冒頭に明記する
- 使用ツールは「使用経験あり」ではなく「何をどう使ったか」で書く
- 業務改善・効率化の実績（契約書管理時間短縮・電子契約導入・コスト削減）を必ず書く
- 取得資格と業務での活用方法をセットで記載する
- AI ツール（ChatGPT・Claude）の業務統合実績を書いて差別化する
20代総務の経験は「正確性と業務改善サイクル」として必ず評価されます。
ショクレキでは、ヒアリングをもとに職務経歴書を一緒に作成するサービスを提供しています。「自分の経験をどう整理すればいいかわからない」「書類選考が通らない」という方は、ぜひ一度ご相談ください。
人事・採用担当として1,000名以上の面接、30社の採用支援に携わった経験をもとに、職務経歴書の作成代行・添削を行っています。
採用側での経験をもとに、評価される書類づくりをサポートしています。「経験はあるのに書類で落ちる」という方に特に支持をいただいています。
これまでのご支援数は370名以上。製造・IT・金融・医療・サービス業など、幅広い業界・職種に対応しております。
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