2026.04.21 2026.04.24

事務の職務経歴書の書き方｜例文付き

ショクレキ代行

📌 この記事でわかること

採用担当者が事務職の職務経歴書で本当に見ているポイント
処理件数・時間短縮・コスト削減など「数字の出し方」
一般事務・経理事務・人事事務・医療事務など種別の書き方
書類が通らない事務職に共通する失敗パターン
経験年数別（若手・中堅・ベテラン）のアピールポイントの違い
NG例・改善例つきで今日から使える書き方を解説

「毎日大量の書類処理や電話対応をこなしてきたのに、職務経歴書に何を書けばいいかわからない」「事務の仕事って数字で表しにくいから薄く見えてしまう」事務職の転職活動でよく聞く悩みです。組織の運営を支えながら正確・迅速な業務をこなしてきた経験は確かな実力なのに、それを採用担当者に伝わる言葉に変換できていない方がほとんどです。

書類が通らない原因の多くは、「何をしたか」は書けていても「どんな規模の会社で・どんな業務を主担当として・どんな貢献をしてきたか」が伝わっていないことにあります。採用担当者は事務職の職務経歴書を通じて「正確・迅速に業務をこなせる人か」「自分から改善を提案できるか」を判断しています。

採用担当は何を見ている？

事務職の採用担当者が職務経歴書で確認しているのは、主に次の3点です。

観点	内容
どんな規模の会社で・どんな事務業務を担当してきたか	従業員数・担当した業務の種類（一般事務・経理・人事・医療・貿易など）・サポートした人数を確認している
処理量・正確性の実績があるか	1日の処理件数・処理ミス率・対応スピードなど、業務の量と質を示す数字を見ている
業務改善・仕組みづくりへの関与	効率化・デジタル化・マニュアル整備・後輩育成など、「こなすだけ」ではない主体的な貢献を見ている

ポイント

採用担当者の視点：「事務職で差がつくのは、処理件数などの業務量だけでなく『Excelで業務を自動化した』『マニュアルを整備してミスを減らした』という改善の実績が書いてあること。この視点がある人は即戦力として高く評価できる」

よくある失敗（書類が通らない人に共通する3つのパターン）

パターン①：「事務業務全般を担当していました」で終わっている

「一般事務として電話対応・データ入力・書類作成・ファイリングを担当していました」という記述では、採用担当者には何も伝わりません。どんな規模の会社で・何名のサポートを担当し・どんな工夫で貢献してきたかが書かれて初めて、評価の材料になります。

パターン②：業務の列挙で終わっていて貢献が見えない

業務名を並べるだけでは事務職としての実力が伝わりません。「月次の経費精算処理（約300件）をExcelマクロで半自動化し、処理時間を5日から2日に短縮した」「電話対応と来客対応のマニュアルを整備し、新人の独り立ちまでの期間を2週間から1週間に短縮した」のような貢献を書くことが重要です。

パターン③：「正確にこなしてきました」だけで終わっている

「正確・丁寧な業務を心がけてきました」という記述は気持ちは伝わりますが実力の証明にはなりません。「データ入力の処理件数：1日平均200件、ミスゼロを1年間継続」「入力ミスが多発していたデータを見直し、入力フォームと確認チェックリストを整備した結果、ミス件数を月10件からゼロに改善した」のような具体的な行動と成果を書くことが重要です。

書き方のポイント｜事務職ならではの伝え方

ポイント①：会社規模・担当業務の種類・サポート人数を冒頭に明記する

「従業員数約500名のIT企業の総務・人事部門（5名体制）にて一般事務を担当。社員全員の庶務対応・各種書類処理・電話対応の窓口を担当」のように、会社規模・担当部門・サポート人数を冒頭に書くことで採用担当者が業務のスケールをつかめます。

ポイント②：処理量と正確性の実績を数字で書く

「データ入力：1日平均200件・ミスゼロを2年間継続」「電話対応：1日平均50件・クレームゼロ」「経費精算処理：月300件・締め日100%遵守」のように、処理量と正確性の実績を数字で書くことで業務の密度と品質が伝わります。

ポイント③：「改善・効率化・仕組みづくり」への貢献を書く

「Excelマクロで月次報告書の作成を自動化し、作業時間を8時間→1時間に削減」「FAQとマニュアルを整備して問い合わせ対応を標準化し、対応品質のばらつきをゼロにした」のような改善への主体的な貢献を書くことで差別化できます。

事務職ならではの悩みに答える

「一般事務から特定の専門事務（経理・人事・医療）へのキャリアチェンジを考えている場合、どうアピールする？」

一般事務での「正確な書類処理力」「Excelスキル」「顧客・社内調整のコミュニケーション力」は専門事務への転換でも評価されます。転職先の専門分野への学習実績（資格取得・通信講座）と合わせてアピールしましょう。

「長期アルバイト・派遣での経験が多い場合、どうアピールする？」

雇用形態より「業務の内容・規模・改善への取り組み」を重点的に書くことで評価につながります。長期在籍の事実（継続的に信頼されてきた証明）と役割の深さ（チームリーダー・教育係など）を明確に書きましょう。

例文

例①：一般事務担当（経験3年・若手）

従業員数約300名のメーカー（製造業）の総務部（4名体制）にて一般事務として勤務。電話対応・データ入力・書類作成・備品管理・来客対応を担当。社員約300名全員の庶務窓口を担当。

【業務内容】
・電話対応・取次（1日平均40件）・来客対応
・各種書類の作成・管理・郵送（見積書・納品書・請求書・社内稟議書）
・データ入力・集計（Excel：VLOOKUP・ピボットテーブル使用）
・備品・消耗品の在庫管理・発注業務
・会議室予約・社内行事の準備・運営補助
・新人事務スタッフ1名のOJT指導

【実績・取り組み】
・データ入力ミスゼロを2年間継続（入力後のセルフチェックシートを独自に整備）
・月次経費報告書の作成をExcel関数で半自動化し、作成時間を4時間→45分に短縮
・備品発注の在庫管理表をExcelで整備し、過剰発注・発注漏れをゼロにした
・電話・来客対応マニュアルを整備し、新人スタッフの独り立ちを2週間→1週間に短縮
・社内FAQを30問整備し、社員からの問い合わせを月平均80件→35件に削減

自己PRでのアピールポイント
正確な処理とミスを防ぐ仕組みづくり、Excelを使った業務効率化を実践してきた経験がある。「会社全体が動きやすい環境をつくる」視点を持ち、次の職場でも積極的に改善に取り組みたい。

例②：人事事務・総務事務（経験7年・中堅）

東証スタンダード上場のサービス業（従業員数約800名・グループ会社3社）の人事総務部（8名体制）にてシニア事務担当として勤務。採用事務・給与計算補助・社会保険手続き・総務全般を主担当として担当。後輩スタッフ2名のOJT指導も担当。

【業務内容】
・採用事務（求人票管理・応募者対応・面接調整・内定通知・入社手続き）：年間採用人数約50名分を処理
・給与計算補助（勤怠集計・給与データの入力・確認）：月次処理約800名分
・社会保険・労働保険の手続き（入退社・産育休・傷病）：月平均約20件
・就業規則・社内規程の管理・改訂補助
・後輩スタッフ2名のOJT指導・業務割り振り
・人事システム（SmartHR）の運用管理・マスターデータの整備

【実績】
・採用事務フローのマニュアル整備を主導し、応募者対応の平均レスポンスタイムを3日→1日に短縮
・社会保険手続きの処理ミス：就任時の月平均3件→ゼロ（チェックリストの整備と処理フローの見直しによる）
・SmartHRの活用範囲を拡大し、紙書類の電子化を推進。年間約500件の書類処理工数を約40%削減
・後輩スタッフ2名を指導し、両名が6ヶ月以内に主要業務を独立して担当できるレベルに育成

自己PRでのアピールポイント
採用・給与・社会保険と人事事務の幅広い領域を主担当として担ってきた経験がある。「正確さと効率化を両立する仕組みづくり」と後輩育成への取り組みを次の職場でも発揮したい。

例③：事務部門リーダー・業務改革推進（経験13年・ベテラン）

東証プライム上場のIT企業（従業員数約2,000名）のコーポレート部門（事務スタッフ12名体制）にてチームリーダーとして勤務。事務スタッフ12名のマネジメントと、全社の事務業務デジタル化・標準化を推進。

【業務内容】
・事務スタッフ12名のマネジメント（目標設定・評価・採用・育成）
・部門全体の業務品質管理・KPI設定・経営陣への報告
・電子契約・電子帳票・RPA導入の事務側リーダー
・業務フロー全体の見直し・標準化・マニュアル整備の統括
・各事業部門との調整・問い合わせ対応の統括

【実績】
・RPA・電子化の推進により、事務部門全体の月間処理工数を約2,000時間→1,200時間に削減（約40%削減）
・電子契約（クラウドサイン）の全社導入を事務側リーダーとして推進し、紙契約コストを年間約600万円削減
・事務部門のミス率を3年間で月平均20件→4件以下に削減（標準化・ダブルチェック体制の整備）
・離職率を前年28%→9%に改善（育成体制の整備・1on1の月次実施・キャリアパスの可視化）

自己PRでのアピールポイント
事務の実務から部門マネジメント・全社業務デジタル化の推進まで幅広く担ってきた。「事務の品質と効率を同時に高め、会社全体の生産性向上に貢献する」ことを使命として実践してきた経験を次の職場でも活かしたい。

書き方ステップ

① 担当してきた事務業務の種類・会社規模・サポート人数をすべて書き出す

② 数字になるものを探す（処理件数・ミス件数の変化・処理時間の短縮・コスト削減額など）

③ 業務内容・実績・主な取り組みの3ブロックに分けて整理する

④ 応募先の業種・求める事務スキルに合わせてアピール軸を絞り込む

NG例 → 改善例｜通らない書き方の直し方

失敗①：業務の列挙で終わっている

一般事務として電話対応・データ入力・書類作成・ファイリングを担当していました。

改善後

従業員約300名のメーカー総務部にて社員全員の庶務窓口を担当。電話対応1日40件・データ入力1日200件をミスゼロで2年間継続。月次報告書の作成をExcel関数で自動化し、作成時間を4時間→45分に短縮した。

失敗②：「正確に処理しました」だけで終わっている

正確・丁寧な業務を心がけ、周囲から信頼されてきました。

改善後

データ入力後のセルフチェックシートを独自に整備しミスゼロを2年間継続。入力ミスが多発していた案件を分析し、フォームの改善とダブルチェック体制を整備することで月平均10件のミスをゼロにした。

失敗③：改善への貢献が書かれていない

与えられた業務を正確にこなすことを意識してきました。

改善後

Excelマクロで月次経費報告書の作成を自動化し、作業時間を8時間→1時間に削減。社内FAQを30問整備して問い合わせを月80件→35件に削減。採用事務マニュアルを整備し、応募者への平均レスポンスタイムを3日→1日に短縮した。

失敗④：使用ツール・資格の記載がない

パソコン業務は一通りできます。

改善後

【使用ツール】Excel（VLOOKUP・ピボットテーブル・マクロ）・Word・PowerPoint・SmartHR・freee・kintone・クラウドサイン。【資格】日商簿記3級・MOS Excel・秘書検定2級。

経験年数別アドバイス

経験3年未満（若手・担当者）

「担当業務の種類・会社規模・処理量・ミスゼロの維持・改善への取り組み」が評価のポイントです。「Excelで○○を効率化した」「マニュアルを整備した」など、自分から動いた行動を1〜2つ書くことで主体性が伝わります。

ポイント

Excel（MOS）・日商簿記・秘書検定・医療事務・社会保険労務士（勉強中を含む）などの資格は積極的に記載しましょう。

経験3〜10年（中堅・専門担当）

「処理量・品質の改善実績」「業務効率化・マニュアル整備・システム活用の主導経験」「後輩育成・チームリーダー経験」が評価の軸です。

経験10年以上（ベテラン・リーダー層）

事務部門のマネジメント・業務デジタル化・コスト削減・離職率改善が最大のアピールポイントです。数字で組織全体の事務力を高めてきた実績を中心に書きましょう。

よくある質問

Q. 事務職から他の職種へのキャリアチェンジは可能ですか？

正確な書類処理力・Excelスキル・コミュニケーション力・社内調整力は多くの職種で評価されます。転職先の職種との接続を自己PR欄で明確に書きましょう。

Q. 処理件数の数字を正確に覚えていない場合はどうすればいいですか？

「1日平均約○件」など概数で構いません。「約」をつけて書けば問題ありません。

Q. 職務経歴書はA4何枚が適切ですか？

1〜2枚が目安です。会社規模・担当業務の種類・処理量・改善実績・資格など核心情報を優先して記載しましょう。

まとめ

採用担当者は「会社規模・担当業務の種類・処理量・改善実績」をセットで見ている
業務の列挙ではなく「処理量・ミス削減・効率化の数字」で書く
「言われたことをこなした」ではなく「仕組みをつくって改善した」経験を積極的に書く
Excel（マクロ・ピボット）・CRM・ERPなどのツール経験は必ず記載する
資格（MOS・簿記・社労士）があれば積極的に記載する