総務の職務経歴書の書き方｜採用担当が見るポイントと例文

「会社全体を支えてきたのに、職務経歴書に何を書けばいいかわからない」「総務の仕事は幅広すぎて、何をアピールすればいいか迷う」総務担当者の転職活動でよく聞く悩みです。施設管理・契約管理・備品管理・株主総会対応まで幅広く担ってきたにもかかわらず、それを採用担当者に伝わる言葉に変換できていない方がほとんどです。

書類が通らない原因の多くは、「何をしたか」は書けていても「どんな規模の会社で・どんな業務を主導し・どんな貢献をしてきたか」が伝わっていないことにあります。採用担当者は総務の職務経歴書を通じて「会社の運営を支える実務力があるか」「コストと効率を意識して改善できるか」を判断しています。

この記事では、総務担当者が転職活動で使える職務経歴書の書き方を、具体的な例文・NG例・経験年数別のアドバイスとあわせて解説します。

採用担当は何を見ている？

総務の採用担当者が職務経歴書で確認しているのは、主に次の3点です。

よくある失敗（書類が通らない人に共通する3つのパターン）

パターン①：「総務業務全般を担当していました」で終わっている

「総務部にて施設管理・備品管理・契約管理・株主総会対応などを担当していました」という記述では、採用担当者には何も伝わりません。どんな規模の会社で・どの業務を主担当として・どんな成果を出したかが書かれて初めて、評価の材料になります。

パターン②：業務の列挙で終わっていてコスト・改善実績が見えない

「施設管理・備品管理・契約管理・株主総会準備・防災管理・社用車管理・慶弔対応」と業務名を並べるだけでは、総務担当者としての実力が伝わりません。「オフィス移転を主導し、移転後の固定費を年間約800万円削減した」「電子契約システムの導入を推進し、契約書の管理コスト・処理時間を大幅に削減した」のように、主導した取り組みと成果を書くことが重要です。

パターン③：「こなしてきました」だけで終わっていて主体性が見えない

「日常業務を正確にこなしてきました」という記述では、受け身の印象を与えます。「備品コストの年次削減目標を独自に設定し、複数サプライヤーの相見積もりを定期化することで年間約180万円のコスト削減を実現した」のように、自分から動いて改善した経験を書くことが重要です。

書き方のポイント｜総務ならではの伝え方

ポイント①：会社規模・担当業務の幅・主担当領域を冒頭に明記する

「東証プライム上場の製造業（従業員数約2,000名・グループ会社10社）の総務部（8名体制）にて、施設管理・契約管理・株主総会対応を主担当として担当」のように、会社規模・総務部の体制・自分の主担当業務を冒頭に書くことで採用担当者が業務の全体像をつかめます。

ポイント②：コスト削減・業務効率化の実績を「施策前→施策後」の数字で書く

「電子契約システム（クラウドサイン）の導入を主導し、紙契約の印刷・郵送コスト・保管スペースを削減。年間コスト削減額：約350万円・契約処理時間：平均5日→1日に短縮」のように、施策の内容とコスト・時間の改善数字をセットで書くことで実力が伝わります。

ポイント③：「仕組みづくり・標準化・ルール整備」への貢献を書く

総務の本質的な価値は「一度やって終わり」ではなく「再現性のある仕組みをつくること」にあります。「防災計画の見直しと訓練の標準化を主導し、全社の防災対応力を底上げした」「備品発注の電子化と在庫管理ルールの整備を実施し、発注ミス・過剰在庫をゼロにした」のような仕組みづくりへの貢献を書きましょう。

総務ならではの悩みに答える

「総務は幅広すぎて何をメインにアピールすればいいかわからない」

応募先が求めている総務業務の種類（施設管理重視・法務・コンプライアンス重視・DX推進重視など）を求人票で確認し、それに関連する自分の経験を前面に出すことが重要です。「総務全般を担当してきた」ことはアピールしながらも、応募先のニーズに合わせた1〜2つの専門領域の実績を詳しく書くバランスが効果的です。

「株主総会・取締役会対応の経験はどう書けばいいですか？」

株主総会・取締役会の対応経験は、上場企業への転職で非常に高く評価される実績です。「招集通知の作成・印刷・発送管理（株主数：約5,000名）」「当日運営（司会・集計・議事録）の補助」「取締役会の議事録作成・管理（月次）」のように、規模と関与の深さを具体的に書きましょう。

例文

例①：総務担当（経験3年・若手）

例②：総務リーダー・施設管理・BCP担当（経験7年・中堅）

例③：総務部長・管理本部統括（経験15年・ベテラン）

書き方ステップ

① これまでの担当業務（施設・契約・BCP・株主総会・福利厚生・社用車など）と会社規模をすべて書き出す

② 数字になるものを探す（コスト削減額・管理件数・処理時間の短縮・施設規模・拠点数など守秘義務に触れない範囲で）

③ 業務内容・実績・主な取り組みの3ブロックに分けて整理する（業務内容は「何をどんな規模で担ったか」、実績は「コスト削減・効率化の数字」、主な取り組みは「なぜその成果が出たか・どんな仕組みをつくったか」）

④ 応募先の会社規模・総務の役割・求める人物像に合わせてアピール軸を絞り込む（上場企業なら株主総会・法務対応、DX推進重視なら電子化・ペーパーレス化の実績を前面に出す）

NG例 → 改善例｜通らない書き方の直し方

失敗①：業務の列挙で終わっていて貢献が見えない

失敗②：コスト・改善実績が書かれていない

失敗③：主体性が見えない記述になっている

失敗④：使用ツール・資格の記載がない

経験年数別アドバイス

経験3年未満（若手・担当者）

「担当した総務業務の種類・会社規模・コスト削減や効率化への取り組み」が評価のポイントです。大きな実績がなくても「備品コストを削減した」「マニュアルを整備した」「電子化に貢献した」など、自分から動いた改善のエピソードを1〜2つ具体的に書くことで主体性が伝わります。

経験3〜10年（中堅・専門担当）

「コスト削減・業務効率化の主導実績」「株主総会・BCP・施設移転など大型プロジェクトへの関与経験」「後輩スタッフの指導経験」が評価の軸になります。特に上場企業での株主総会対応・BCP整備の経験は積極的にアピールしましょう。

経験10年以上（ベテラン・リーダー層）

総務部のマネジメント・全社総務戦略の立案・グループ会社への総務機能支援・大型プロジェクト（オフィス移転・DX推進）の統括が最大のアピールポイントです。「総務コストの削減金額・電子化の推進実績・グループ会社数」など、組織全体の総務機能を高めてきた実績を中心に書きましょう。

よくある質問

まとめ

• 採用担当者は「会社規模・担当業務の幅・コスト削減・効率化の実績・主体的な仕組みづくり」をセットで見ている
• 業務の列挙ではなく「コスト削減額・処理時間の短縮・管理件数の改善」など数字で書く
• 「言われたことをこなした」ではなく「自分から動いて改善した・仕組みをつくった」経験を積極的に書く
• 使用ツール（電子契約・BIM・kintone）・保有資格（衛生管理者・防火管理者）は必ず記載する
• 経験年数に応じて「コスト意識と業務効率化」「大型プロジェクト主導と後輩育成」「総務戦略とマネジメント」を使い分ける
• NG例に共通するのは「業務の列挙・コスト改善なし・主体性が見えない・ツール・資格記載なし」の4パターン

総務の経験は正しく書けば必ず評価されます。まずは担当してきた業務の種類・会社規模・コスト削減や効率化のエピソードを書き出すところから始めてみてください。

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梶原

運営責任者

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人事・採用担当として1,000名以上の面接、30社の採用支援に携わった経験をもとに、職務経歴書の作成代行・添削を行っています。 採用側での経験をもとに、評価される書類づくりをサポートしています。「経験はあるのに書類で落ちる」という方に特に支持をいただいています。 これまでのご支援数は370名以上。製造・IT・金融・医療・サービス業など、幅広い業界・職種に対応しております。 職務経歴書の書き方にお悩みの方は、お気軽にご相談ください！