一般事務の職務経歴書の書き方｜書き方のコツと通過率を上げる方法

「事務の仕事はアピールできることが少ない」「特別なことは何もしていない」一般事務経験者の転職活動でよく聞く悩みです。

書類が通らない原因のほとんどは、経験の少なさではなく経験の見せ方にあります。業務内容を時系列で並べるだけ、「正確に対応していました」で終わらせるこうした書き方では、採用担当者に「この人が何をできる人か」が伝わりません。

この記事では、一般事務の職務経歴書の書き方を、業務の整理方法から通過率を上げる表現の工夫まで、具体的な例文つきで解説します。

採用担当は何を見ている？一般事務の職務経歴書の評価ポイント

一般事務の採用では、職務経歴書を通じて次の3点が確認されています。

よくある失敗｜書類が通らない人に共通する3つのパターン

パターン①：業務内容の羅列で終わっている

「データ入力・電話対応・書類作成・ファイリングを担当」業務の種類は書いてあっても、どの規模で・どんな工夫をしながら担当していたかが見えない職務経歴書は非常に多いです。

採用担当者が知りたいのは「何をやっていたか」だけでなく、「どの程度の量を・どんな精度で・どんな工夫をしながらこなしていたか」です。業務の種類に加えて、処理件数・対応範囲・工夫した点をセットで書くことで、一気に伝わる情報量が増えます。

パターン②：Excelスキルの書き方が「得意です」だけで終わっている

「Excel・Word・PowerPoint使用経験あり」「Excelが得意です」こうした書き方では、実際に何をどこまでできるのかが採用担当者に伝わりません。

Excelであれば、実際に業務で使った機能名（VLOOKUP・ピボットテーブル・条件付き書式など）を具体的に書くことが重要です。「Excelで集計業務を担当」ではなく、「Excelのピボットテーブルと条件付き書式を使って月次売上集計表を作成・管理」のように書くだけで、スキルの実態が伝わります。

パターン③：「正確に対応しました」という表現で終わっている

「正確・丁寧に業務に取り組んできました」という表現は、一般事務の職務経歴書に非常によく出てきます。ただ、これだけでは採用担当者には何も伝わりません。

「正確さ」を伝えたいなら、「どんな確認手順を設けていたか」「ミスゼロをどう維持してきたか」「改善した結果どう変わったか」という事実ベースの記述に変換することが必要です。

書き方のポイント｜業務範囲・スキル・改善経験の伝え方

ポイント①：業務の「規模感」を数字で示す

一般事務の業務規模感を示す数字として、次のものが使いやすいです。

• サポートした人数・部門数：営業担当〇名をサポート、〇部門の事務を担当
• 処理件数：月間データ入力〇件、電話対応〇件/日
• 管理していた情報の規模：顧客データ約〇社、書類管理〇件
• 在籍期間中の対応件数：〇年間で累計〇件の問い合わせ対応

「営業担当8名の事務全般をサポート」「月間約200件のデータ入力を担当」と書くだけで、担当業務のスケールが一気に伝わります。

ポイント②：Excelスキルは「使った機能名+用途」で書く

Excelスキルは、次の形式で書くのが最も伝わりやすいです。

「何ができるか」より「何に使ったか」を具体的に書くことで、実務での活用イメージが伝わります。

ポイント③：業務改善・効率化の経験を積極的に書く

一般事務の職務経歴書で差がつくのが、「改善・効率化の経験」の有無です。次のような経験がある場合は必ず書いてください。

• Excelで管理表・集計表を新たに作成した
• ファイリングルール・書類管理の仕組みを整備した
• 問い合わせ対応のテンプレート・マニュアルを作成した
• 手作業だった処理を関数・マクロで自動化した
• 業務手順書を整備して引き継ぎをしやすくした

「言われたことだけでなく、自分で考えて動ける人」という印象をつくる最も効果的な材料が、こうした改善・効率化の経験です。

一般事務が書き方で詰まりやすい3つの場面

「アピールできることが何もない」と感じている場面

「特別なことは何もしていない」という思い込みで、書く前から諦めてしまうケースです。

ただ、ヒアリングをすると「自分からExcelで管理表を作った」「問い合わせ対応のテンプレートを整備した」「前任者のやり方を見直してファイリングルールを変えた」といった経験が出てくることが多いです。

「誰かに頼まれたわけではないけれど、自分から動いたことはありますか？」この問いかけを自分に向けてみてください。

「業務の種類が多すぎて何を書けばいいかわからない」という場面

電話対応・来客対応・データ入力・書類作成・経費精算・在庫管理・備品管理一般事務はカバー範囲が広いため、「全部書くと長くなりすぎる」という悩みが出やすいです。

この場合、応募先の求人内容に合わせて「重点的に書く業務」と「概要だけ書く業務」を分けることが重要です。すべてを同じ比重で書く必要はありません。「その他、来客・電話・備品管理などの庶務全般を担当」のようにまとめる部分を作るだけで、読みやすさが大きく変わります。

「複数の会社で同じような業務をしていて差別化できない」という場面

転職回数が多い・同職種が続いているケースで、「どの会社での経験も似たような内容になってしまう」という悩みが出やすいです。

この場合、各社での記述を「業務の種類」ではなく「その会社ならではの規模・環境・工夫」で差別化することが重要です。「同じデータ入力でも、A社では月間300件・B社では月間50件」「A社では一人担当・B社では3名チームのリーダー」のように、規模感と役割の違いを明示するだけで、各社での経験がはっきり区別されます。

例文

例①：営業事務（営業担当サポート・受発注管理メイン、経験4年）

例②：総務・一般事務（庶務全般・社内インフラ管理、経験3年）

例③：経理事務（伝票処理・請求書管理メイン、経験5年）

書き方ステップ

① 担当業務をカテゴリ別に書き出す

データ入力・電話対応・書類作成・経費精算・在庫管理など、業務をカテゴリに分類して書き出します。「アピールになるか」はこの段階では考えなくて大丈夫です。

② 規模感を示す数字を探す

月間処理件数・サポートした人数・管理していたデータの件数・在籍期間中の累計件数など、業務の規模を示す数字を洗い出します。正確な値でなくても概数で十分です。

③ Excelスキルを「機能名+用途」で整理する

業務で使ったExcel機能（VLOOKUP・ピボットテーブル・マクロなど）と、それをどんな業務に使ったかをセットで書き出します。「使えるスキル」ではなく「実際に使った場面」で整理することがポイントです。

④ 「自分から動いた経験」を掘り起こす

チェックリストの作成・管理表の整備・テンプレートの作成・ルールの見直しなど、誰かに指示されたわけではなく自分から動いた経験を書き出します。これが自己PRと主な取り組みブロックの核になります。

NG例 → 改善例｜通らない書き方の直し方

失敗①：業務の羅列だけで規模感がわからない（業務内容ブロックの書き方）

失敗②：Excelスキルが「使えます」だけで終わっている（スキル欄の書き方）

失敗③：工夫・改善が「心がけていました」で終わっている（主な取り組みブロックの書き方）

失敗④：自己PRが抽象的で事務経験の実態が伝わらない（自己PRの書き方）

経験年数別アドバイス

経験3年未満（若手・担当者）

経験が浅い分、「どう動いた人か」を書くことが重要です。件数や担当範囲が限られていても、自発的に学んだこと・工夫したことは必ずあるはずです。

経験3〜10年（中堅・専門担当）

担当業務の幅と処理件数の実績を数字で示しながら、業務改善・効率化・後輩指導への関与も書くことが重要な時期です。「当たり前にやっていたこと」確認手順・管理表の整備・テンプレートの作成が実は他の人にはない強みであることが多いです。応募先に合わせて、記述の重点を置く業務カテゴリを変える工夫も有効です。

経験10年以上（ベテラン・リーダー層）

業務処理の実績に加え、チームへの関与・業務設計・後進育成が重要な評価軸になります。役職がなくても、「新人・後輩へのOJT担当」「部門全体の事務フロー見直しを主導」「システム導入時の現場対応を担当」といった経験は積極的に記載してください。また、扱ってきた業務の幅（営業事務・経理事務・総務事務など複数経験がある場合）を明示すると、対応幅の広さとして評価されやすくなります。

よくある質問

まとめ

• 一般事務の職務経歴書では、業務の種類だけでなく処理件数・サポート人数・規模感をセットで書く
• ExcelスキルはSは「使った機能名+どんな業務に使ったか」で具体的に書く
• 「正確に対応しました」ではなく「どんな仕組みでミスゼロを維持したか」を書く
• 業務改善・効率化の経験は小さなものでも積極的に書く（管理表作成・テンプレート整備・マニュアル化など）
• 業務の種類が多い場合は応募先に合わせて重点を置く業務を変える
• 「特別なことはない」と感じていても「自分から動いた経験」を掘り起こすことで書ける

「自分の経験をどう整理すればいいかわからない」という方は、ヒアリングをもとに職務経歴書を一緒に作成するサービスもご利用いただけます。

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梶原

運営責任者

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人事・採用担当として1,000名以上の面接、30社の採用支援に携わった経験をもとに、職務経歴書の作成代行・添削を行っています。 採用側での経験をもとに、評価される書類づくりをサポートしています。「経験はあるのに書類で落ちる」という方に特に支持をいただいています。 これまでのご支援数は370名以上。製造・IT・金融・医療・サービス業など、幅広い業界・職種に対応しております。 職務経歴書の書き方にお悩みの方は、お気軽にご相談ください！